1. Mediante un ejemplo explique el concepto de empresa e identifique sus elementos.
RTA/ EJEMPLO DE EMPRESA EMPOPASTO
La Empresa de Obras Sanitarias de Pasto EMPOPASTO S.A. E.S.P. es la empresa líder en la prestación de los servicios de acueducto, alcantarillado, conexos y asociados de la zona urbana del municipio de Pasto en el sur occidente de Colombia, que contribuye a mejorar la calidad de vida de la población, bajo principios de responsabilidad social, sostenibilidad económica y ambiental, actuando en un mercado amplio y competitivo.
ELEMENTOS DE LA EMPRESA:
HUMANOS.
La empresa cuenta con personas que la dirigen; personas que ejecutan todos los procesos necesarios para la producción de bienes y la prestación del servicio; personas que controlan que estos procesos se cumplan adecuadamente en donde contribuyen a mejorar la calidad de vida de los clientes con responsabilidad social, sostenibilidad económica y ambiental, en un mercado amplio y competitivo.
FISICOS Y FINANCIEROS:
La Empresa actualmente cuenta con tres plantas de tratamiento: Centenario, Mijitayo y San Felipe, que son abastecidas de los afluentes hídricos más importantes de la zona.
a Planta de Tratamiento Centenario se abastece de las fuentes hídricas Barbero, Dolores, Purgatorio, Chorrera, Tejar, Minas y Lope, las cuales entregan sus aguas al río Pasto, Debido a la situación topográfica, existen cuatro zonas de distribución: alta, media, baja y cujacales con una capacidad instalada de 1.100 litros por segundo y 19.300 metros cúbicos de almacenamiento.
Las Quebradas Mijitayo y Miraflores abastecen la planta de tratamiento de Mijitayo con una capacidad instalada de 200 litros y donde se tratan más de 130 litros por segundos. Debido al requerimiento del sector, existen tres zonas de distribución y una capacidad de almacenamiento de 2.655 metros cúbicos.
EMPOPASTO S.A. - Empresa de Servicios Públicos, es una Sociedad Anónima por Acciones, constituida como Empresa de Servicios Pública Mixta, por la composición y origen del capital, de acuerdo con el Artículo 14.6 de la Ley 142 de 1994.
2. Defina las siguientes clases de empresa:
•EMPRESA PRIVADA: Son entidades creadas por individuos denominados accionistas, que deciden crear una empresa con fines lucrativos, es decir obtener beneficios de sus negocios. Deben cumplir con regulaciones de código de comercio, deben estar debidamente registrado para obtener su licencia para operar como entidad comercial.
Son independientes, tienen obligaciones tributarias y son fuentes de desarrollo económico, y movilizan la economía con sus propuestas.
• EMPRESA OFICIAL O PUBLICA:
Son aquellas empresas que están bajo dependencia de gobierno central, y son administradas por la gestión, y sus compontes, y sirven de apoyo a las actividades y de desarrollo de programas gubernamentales, existe un organismo regulador que verifica sus procedimientos que sean a los fines de los mas necesitado, existe regularizaciones para el uso de los fondos que le otorga un organismo llamado presupuesto de la nación.
• EMPRESA ECONOMÍA MIXTA:
Son las empresas que reciben aportes de los particulares y del Estado. Ejemplos: Una Universidad semioficial. Las cuentas se venden con un descuento, ya que el factor acepta los tipos de riesgo de crédito y generalmente no puede cobrarle nada al prestatario si una cuenta resulta ser incobrable.
3. Mediante que documento se prueba la existencia y representación legal de la sociedad.
RTA/ Diligenciamiento de la carta de acreditación de la existencia y representación legal de los proponentes y asistentes técnicos.
Al diligenciar la acreditación de la existencia y representación legal deberá incluirse la siguiente información, en cada uno de los llamados que se indican en el formato, según el tipo de proponente que corresponda:
•El certificado de existencia y representación legal debe ser expedido por la cámara de Comercio del domicilio social de la persona jurídica, dentro de los treinta (30) días calendario, anteriores a la fecha de presentación de la propuesta.
•En caso de que el representante legal tenga limitaciones estatutarias para la presentación de la propuesta, para la suscripción del contrato o para cualquiera de los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar adjudicatario, deberá anexarse el acta o documento autenticado, emanado del órgano competente, mediante el cual se autorice al representante legal para ello.
•Deberán cumplirse todos los requisitos legales relacionados con la legalización, consularización y traducción de documentos otorgados en el extranjero, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil.
• Las personas jurídicas extranjeras acreditarán lo pertinente mediante un certificado expedido por la autoridad competente del país de su domicilio, en el que conste su existencia y vigencia, y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad para comprometerla jurídicamente y sus facultades. La información exigida en el pliego que no se encuentre certificada en el mencionado certificado, podrá ser certificada directamente por el proponente, de acuerdo con las leyes que rijan este tipo de actos en el país de origen.
• País de origen de la persona jurídica proponente.
• En este documento deberá consagrarse de manera clara si se trata de unión Temporal o Consorcio, señalando los términos, actividades, condiciones y participación porcentual de los miembros de la Unión Temporal o el Consorcio en la propuesta y en la ejecución de las obligaciones atribuidas al contratista.
• Este debe acreditar el nombramiento del representante legal único para todas las personas naturales o jurídicas de la Unión Temporal o Consorcio. Además debe contener el mandato único, con carácter de irrevocable a favor de la OEI, suscrito por todos los integrantes del grupo proponente, que le conceda al mandatario facultades suficientes para la representación sin limitaciones de los asociados en todos los aspectos que se requieran para su participación en la presente licitación.
• La PROFORMA 3 deberá venir acompañada de los siguientes documentos: Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la persona jurídica o del representante del Consorcio o Unión Temporal, Fotocopia del NIT de la persona jurídica, o documento equivalente si se trata de una persona extranjera.
4. En que consiste registro mercantil.
RTA/ El Registro Mercantil le permite a todos los empresarios que ejerzan cualquier actividad comercial acreditar públicamente su calidad de comerciante. Además, les facilita el acceso a información para conocer posibles clientes"
Sirve como elemento de la publicidad que deben poseer ciertos actos o contratos tales como la constitución de una sociedad mercantil, es un órgano de control y de formalidad, en virtud que en el se inscriben las escrituras de constitución y reglamentos de la sociedades mercantiles; las reformas a estos, así como los nombres o razón social de estas sociedades, los poderes o mandatos que estas otorgan. También en el registro se presentan y autorizan los libros contables ya sea mayor, diario, inventario etc.
5. Enuncie los campos de acción de la contabilidad.
RTA/ Según la legislación colombiana, el Contador Público puede desempeñarse como:
• Revisor fiscal, auditor externo, auditor interno en toda clase de sociedades.
• Jefe de contabilidad o su equivalente, auditor interno, en entidades privadas y en asuntos técnico-contables de la Superintendencia Bancaria de Sociedades, Dancoop, Subsidio Familiar, Comisión Nacional de Valores y de la Dirección General de Impuestos Nacionales o de las entidades que la sustituyan.
• Perito en controversias de carácter técnico-contable, especialmente en diligencia sobre exhibición de libros, juicios de rendición de cuentas, avalúo de intangibles patrimoniales y costo de empresas en marcha.
• Técnico-contable ante las autoridades, por vía gubernativa, en todos los asuntos relacionados con aspectos tributarios.
6. Que relación existe entre la empresa y la contabilidad.
RTA/ La relación que hay entre ambos es la siguiente: la contabilidad refleja la situación económica, patrimonial y financiera de la empresa. Los administradores deben buscar la forma de que la empresa sea más rentable, tenga el mejor patrimonio posible y no existan problemas financieros.
La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues esta proporciona la información suficiente sobre el desenvolvimiento, gestión y desarrollo económico y financiero, lo cual le permite a los gerentes y administradores tomar las decisiones correspondientes para la consecución de los objetivos de la organización y un manejo óptimo de los recursos de la firma.
El estado ejerce un claro control sobre las empresas a través de la contabilidad, por ello exige llevar a los comerciantes libros de contabilidad, basados en principios de contabilidad de general aceptación y de acuerdo a las prescripciones legales y demás normas sobre la materia.
La contabilidad financiera le permite a cualquier tipo de empresa obtener en cualquier momento una información clara y ordenada del desenvolvimiento económico y financiero de la empresa, el establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, de los derechos, de las obligaciones, del capital y todos los recursos de la empresa, llevar un control de todos los ingresos y los egresos, facilitar la planeación y prever situaciones futuras, determinar las utilidades o pérdidas al finalizar el ciclo contable y servir de fuente de información ante terceros.
7. ¿Que diferencia existe entre la matricula mercantil y la matricula de industria y comercio?
RTA/ LA MATRICULA MERCANTIL: es la de registro de empresa, todo lo referente a su constitución, es la obligación que tiene todo comerciante de registrar ante la respectiva Cámara de Comercio la información referente a su situación personal, profesional, económica y financiera.
Es una exigencia legal que supone la condición de comerciante y constituye una presunción de dicha calidad, facilitando así la prueba de la misma.
La matrícula mercantil dota de publicidad la condición de comerciante, facilitando el conocimiento a terceros de la información de ciertas condiciones del comerciante.
Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona (Código de Comercio, artículo 10).
La persona que ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrita en el registro mercantil trae como consecuencia la imposición de una multa pecuniaria por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. (Código de Comercio, artículo 37).
LA MATRICULA DE INDUSTRIA Y COMERCIO: se refiere al ramo que va a explotar dicha empresa, Pues no es mas que la certificación que emite en mi país se llama la Secretaria De Industria y Comercio, que registra el nombre de tu empresa, mediante registro Mercantil, otorgando un numero de registro para mi compañía.
Por Ejemplo Compañía de Inversiones, S.A.
Y esta institución emite una CERTIFICACIÓN de que mi empresa esta registrada bajo sus libros, y entonces la empresa esta en condiciones de operar es decir de realizar sus transacciones de compra y bienes de servicios, y trabajar con la aprobación de esta regularización.
Todas las empresas deben estar registradas, ya que este es un control y un permiso para realizar sus transacciones comerciales.
8. Consulte como crear una empresa.
RTA/ PASOS PARA CREAR UNA EMPRESA:
• En el puesto de información de cualquiera de las Sedes de la Cámara de Comercio, puede solicitar un volante para la consulta de nombres.
• Diligencie el formulario con los nombres que desea consultar y la actividad a la que se va a dedicar.
• Cancele el valor de la consulta la cual cuesta $1.500.
• Presente el formulario diligenciado en las ventanillas de Cámara de Comercio y el empleado le indicará cuando reclamarlo, con el fin de saber si puede usar dicho nombre o no debido a que ya existe o hay alguno similar.
Una vez aprobado el nombre pase a hacer lo siguiente:
ELABORE LA MINUTA CON EL SIGUIENTE CONTENIDO BÁSICO:
• Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cédulas, nacionalidad, estado civil y domicilio.
• La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.
• El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.
• El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las actividades principales.
• El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deberá expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarán las cuotas y el valor nominal de las acciones representativas del capital. (ver paso uno).
• Se debe expresar como se administrará la sociedad, las facultades de los administradores, las asambleas y juntas de los socios, según lo establecido legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor información vea el código de comercio).
• Los días y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidirá en un determinado asunto.
• Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirán las utilidades, así como también la reserva legal.
• La duración de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla.
• Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y obligaciones.
IR A LA NOTARÍA:
Para nuestro ejemplo el valor que se debe pagar en la Notaría para un capital de $10.000.000, es de $115.000, allí procederán a hacerle lo siguiente:
• Le transcribirán su minuta conformando así la Escritura Pública, firmada por el notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cédula y sus huellas.
REALIZAR EL PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO SOBRE LA ESCRITURA:
Realizar el pago del impuesto de registro sobre la escritura de constitución en la oficina de Rentas Departamentales, edificio Antioquia en la avenida Primero de Mayo con Palacé en Medellín o en los estancos oficiales.
ADQUIRIR EL FORMULARIO DE MATRÌCULA MERCANTIL:
Adquirir en la Cámara de Comercio el formulario de Matrícula Mercantil “Sociedades Comerciales”, el cual tiene un costo de $2.000, posteriormente debe presentar en la ventanilla de la Cámara de Comercio lo siguiente:
• El formulario de matrícula mercantil diligenciando, junto con el volante de “consulta de nombres” aprobado.
• Dos copias autenticadas de la escritura pública de constitución de la sociedad, en la que debe aparecer el nombramiento del representante legal. En el caso de ser empresa unipersonal, el documento privado sino se constituyó por escritura pública.
• Recibo de pago del impuesto de Registro expedido por Rentas Departamentales.
• Carta de cada una de las personas nombradas, como: representantes legales, junta directiva y revisor fiscal cuando sea el caso.
• Documento de identificación del representante legal.
• Permiso de funcionamiento de la sociedad, en caso de hallarse sujeta a vigilancia estatal.
• En caso de aporte de inmuebles al capital social, acreditar el pago del impuesto de anotación y registro (boleta de rentas).
• Solicitar en la taquilla de la Cámara de Comercio el valor de la liquidación de los derechos de matrícula.
• Cancelar los derechos de matrícula. Al momento del pago le entregarán un recibo con el cual podrá reclamar el certificado de su matrícula, así como las copias de los formularios, las escrituras y las cartas de aceptación. Según nuestro ejemplo para un capital de $10.000.000 se debe cancelar $176.000.
• Obtener copia del certificado de existencia y representación legal de la sociedad.
• Luego de haber realizado la inscripción, usted podrá solicitar a la Cámara de Comercio, el certificado de existencia y representación, es un documento que le permite al comerciante o sociedad realizar algunos trámites (inscripción ante la administración de impuestos, industria y comercio, etc.) o simplemente acreditar su matrícula en el registro mercantil.
REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO:
Están compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de aportes, comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Una vez matriculada la sociedad o empresa, el propietario de esta o el representante legal debe presentar y solicitar el registro de los libros de comercio, con carta dirigida a la Cámara de Comercio y diligenciar el formulario de solicitud respectivo. Los libros son los siguientes:
• Libro auxiliar: se lleva para registrar detalladamente en orden cronológico las cuentas principales, totalizando débitos, créditos y saldo que pasa al final de cada período al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cámara de Comercio.
• Libro caja – diario: en este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes.
• Libro mayor: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta.
• Libro inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio.
• Libro de accionistas: en el se escriben las acciones, anotando el título, el número y la fecha de inscripción, al igual que los cambios de propietario.
• Libro de actas: los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro de acta de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo solo en las que posean junta directiva.
En los libros de actas, deben anotarse en orden cronológico las actas de las reuniones, las cuales deberán ser firmadas por el secretario y presidente de la reunión.
La primera hoja de cada libro debe presentarse rotulados (marcados) a lápiz en la parte superior con el nombre de la sociedad y la destinación que se dará a cada libro, así como numerarse consecutivamente y no tener ningún registro contable.
LOS PASOS A SEGUIR EN LA CÁMARA DE COMERCIO:
• Llevar el formato, la carta y los libros en cualquier taquilla de la Cámara de Comercio.
• Pagar los derechos de inscripción de los libros. Al momento de cancelar le entregarán el recibo de pago con el cual podrá reclamar los libros registrados, en la fecha que allí se indica. Actualmente cada libro tiene un costo de $15.000.
• Cuando le entreguen los libros, verifique que la primera página de cada libro registrado este sellado por la Cámara de Comercio y rubricadas todas las demás.
IR A LA DIAN:
Ir a la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que obtenga el número de identificación tributaria (NIT), el cual es necesario para identificarse en el desarrollo de las actividades comerciales. Para este número de identificación, el cual es expedido en una tarjeta, se debe realizar el trámite correspondiente en la DIAN, que se encuentre en el municipio donde se está domiciliado. Pasos a seguir:
• Con el certificado de existencia y representación que solicite en la Cámara de Comercio, diríjase a la DIAN y solicite el formulario de RUT (registro único tributario), por medio del cual se puede realizar los siguientes trámites, entre otros:
• Asignación de NIT
• Inscripción en el registro de vendedores si es responsable de IVA.
• Una vez adquirido y diligenciado el formulario, preséntese ante la DIAN, con los siguientes documentos:
• Formulario de RUT diligenciado en original y dos copias.
• Copia de la escritura pública de constitución.
• Certificado de existencia y representación, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha no mayor a tres meses antes de su presentación.
• Fotocopia de la cédula del representante legal.
El registro de Impuestos sobre las ventas (IVA), se puede hacer en el momento de realizar la solicitud del NIT. Los responsables del régimen simplificado no tienen obligación de declarar el IVA, los responsables del régimen común deben hacerlo bimestralmente en las fechas que indique el calendario tributario, el cual puede adquirir directamente en la DIAN.
Simultáneamente con la solicitud del formulario RUT, usted puede solicitar el formulario para que la DIAN le autorice la numeración para las facturas que usará en su negocio.
AFILIACIÓN A LA ASEGURADORA DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP):
Algunas de ellas son: el ISS, Colmena, Suratep, entre otros. Los pasos a seguir son:
Una vez elegida la ARP, el empleador debe llenar una solicitud de vinculación de la empresa al sistema general de riesgos pr5ofesionales, la cual es suministrada sin ningún costo por la ARP, dependiendo el grado y la clase de riesgo de las actividades de la empresa, ellos establecen la tarifa de riesgo la cual es un porcentaje total de la nómina y debe ser asumida por el empleador, dicho valor se debe pagar cada mes.
Adicionalmente debe vincular a cada trabajador, llenando la solicitud de vinculación del trabajador al sistema general de riesgos profesionales.
RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL:
Usted deberá inscribir a alguna entidad promotora de salud (EPS) a todos sus trabajadores, los empleados podrán elegir libremente a que entidad desean vincularse (Coomeva, Susalud, Cafesalud, Cruz Blanca, entre otras). Una vez elegida el empleador deberá adelantar el proceso de afiliación tanto de la empresa como para el trabajador, mediante la diligenciación de los formularios, los cuales son suministrados en la EPS elegida.
El formulario de afiliación del trabajador deberá diligenciarse en original y dos copias, el original es para la EPS, una copia para el empleador y la otra para el trabajador.
El porcentaje total de aportes a salud es de un 12% del salario devengado por el trabajador. El valor resultante se divide en tres partes iguales, de las cuales el trabajador debe pagar una y el empleador las dos restantes.
FONDO DE PENSIONES Y CESANTÍAS:
El empleador debe afiliar a todos los miembros de la empresa al fondo de pensiones, el cual el trabajador podrá elegir. Una vez elegido se llena la solicitud de vinculación, la cual se la suministra el fondo.
Ya vinculado se debe pagar mensualmente el 13.5% del salario devengado por el trabajador, dicho valor se divide en cuatro y de estas el empleador paga tres y una el trabajador.
APORTES PARAFISCALES
Son pagos a que está obligado todo empleador a cancelar sobre el valor de la nómina mensual a través de las cajas de compensación familiar para: Subsidio familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA.
Para realizar la respectiva inscripción, se debe adquirir un formulario en la Caja donde desea afiliarse (Comfama o Confenalco), donde le entregarán adjunto el formulario de afiliación al ICBF y al SENA.
Los pasos para la afiliación de la empresa son:
• Presentar solicitud escrita, suministrada por la Caja de Compensación Familiar, donde conste: domicilio, NIT, información sobre si estaba afiliado o no a alguna caja de compensación familiar. A la solicitud se le debe anexar lo siguiente:
• Fotocopia de la cédula si es persona natural
• Certificado de existencia y representación legal vigente si es persona jurídica.
• Relación de trabajadores indicando para cada uno: número de cédula, nombre completo y salario actual.
• Formulario diligenciado de afiliación a la empresa.
• Formulario de afiliación del trabajador y de las personas a cargo.
PARA AFILIAR AL TRABAJADOR DEBE:
• Presentar el formulario de inscripción del trabajador debidamente diligenciado.
• Adjuntar los documentos necesarios para inscribir las personas que tengan a cargo trabajadores.
• Una vez esté en la Caja de Compensación Familiar elegida, debe pagar durante los primeros diez días del mes, el valor correspondiente al 9% del total devengado en la nómina mensual, los cuales deberán ser asumidos por el empleador.
LA DISTRIBUCIÓN DEL 9% ES LA SIGUIENTE:
• 2% para el SENA.
• 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
• 4% para la Caja de Compensación Familiar.
CATASTRO DE USUARIOS
1. Consulte la metodología utilizada para realizar un catastro de usuarios.
RTA/ un catastro de usuarios es una herramienta de gestión en empresas de acueducto de tres tipos: la primera operada por la administración municipal como es la Empresa de acueducto municipal de Marsella “EMPUMAR”, la segunda, administrada por un operador privado como la Compañía de Servicios Públicos Domiciliarios S.A. E.S.P. “ACUASEO” y la tercera de administración comunitaria como la Asociación de Suscriptores del Servicio de agua de la Vereda Mundo Nuevo, Municipio de Pereira “ASAMUN”. Lo anterior se llevó a cabo aplicando la metodología del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT).
Para las empresas se definió el siguiente personal:
• ASAMUN-MUNDO NUEVO: la empresa tiene 276suscriptores; para lo cual se definieron 4 supervisores y 8 encuestadores (se realizaron 15 encuestas día/encuestador por la dispersión de las viviendas), duración de 2 semanas.
• ACUASEO-DOSQUEBRADAS: la empresa tiene 2604 suscriptores; para lo cual se definieron 5 supervisores y 34 encuestadores (se realizaron 23 encuestas día/encuestador) duración de 4 semanas incluyendo repaso.
• EMPUMAR-MARSELLA: la empresa tiene 2153 suscriptores; para lo cual se definieron 5 supervisores y 30 encuestadores (se realizaron 23 encuestas día/encuestador) duración de 4 semanas incluyendo repaso.
Con los planos generales de la población se elaboran las rutas delimitando los diferentes sectores de la localidad, de otro lado, la lista de los suscriptores la proporciono la empresa con información como: código, nombre del suscriptor, teléfono, estrato y dirección; posteriormente se filtró para identificar información no concordarte, no necesaria o repetida.
SELECCIÓN DE LOS ENCUESTADORES
En este caso se contó con la participación de estudiantes de Administración del Medio Ambiente de la Universidad Tecnológica de Pereira y en Mundo Nuevo
Con algunos estudiantes del colegio de la localidad. La capacitación y entrenamiento se llevó a cabo en cuatro reuniones de una hora cada una, estuvo a cargo de los coordinadores, y trató temas técnicos y sociales; como
Identificación del medidor, accesorios de este y posibles fraudes, unidades familiares, acercamiento y trato a los encuestados. Una vez diseñado el formato del censo (ANC-002) se realizó en terreno una prueba piloto1 con
el fin de enseñar su aplicación a los encuestadores y mejorar la redacción de las preguntas que dificultaran la comprensión del encuestado.
PROGRAMACIÓN DE ENCUESTAS
Los criterios que se toman en cuentan son el número promedio de usuarios y de encuestas por día, la duración del censo y el número de encuestadores. Se asigna a los encuestadores la ruta y número de predios que deben encuestar. Cada encuestador debe contar con un documento de identidad.
LEVANTAMIENTO DE ENCUESTAS
Cuando no se encuentra a un mayor de 14 años se deja la notificación de nueva visita, informando la fecha de regreso. Para la encuesta se solicita el último recibo de acueducto o el más reciente, sino se tiene se señala en observaciones la causa. Cuando el usuario se niega a dar la información el encuestador anota los datos básicos del predio, del medidor.
VERIFICACIÓN Y CONFRONTACIÓN DE DATOS
La verificación y confrontación de datos la realizan los supervisores por encuesta diariamente para garantizar la confiabilidad de la información.
PROCESAMIENTO DE DATOS
Con los resultados se obtiene información como: caracterización de los suscriptores, consolidación de usuarios según el uso del servicio y estrato Socioeconómico, identificación de posibles usuarios clandestinos, estado de los micromedidores y percepción de la comunidad sobre el servicio. Con lo anterior se brinda recomendaciones tales como la incorporación de usuarios para el cobro de servicios no facturados, ajustes en el catastro de suscriptores por cambio de uso o estrato de los predios, cambio de medidores dañados, programación de medidores que deben ser remplazados en los próximos meses, estrategias sociales para lograr la apropiación de los usuarios en cuanto al servicio.
RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES
En el censo también se encontraron posibles fraudes, cabe aclarar que se encuentran referidos a simples observaciones por lo cual estos reportes deben ser confirmados mediante visitas técnicas por parte de la empresa.
La metodología recomendada por el MAVDT para este censo permitió llevar una secuencia lógica y clara de las fases, logrando una base de datos actualizada de los usuarios y facilitando la elaboración de un plan de acción que mejore la gestión empresarial, involucrando el ámbito social y ambiental de la comunidad. Los formatos fueron adaptados de los recomendados por el MAVDT, ajustados a las necesidades de cada empresa y a las condiciones de las localidades contemplando no solo aspectos técnicos, sino también información social y económica de la comunidad; para tener una visión integral de la situación de los usuarios y sus condiciones de vida.
El diseño de las rutas necesariamente debe ser complementado con la realización de un recorrido en campo, La selección, capacitación y entrenamiento de los encuestadores son factores igualmente fundamentales en el censo, para que la información que se obtenga sea verídica y disminuir de este modo el margen de error. Durante la planificación del censo se debe determinar claramente la información que se desea lograr y como se analizará y de acuerdo a esto se adapta el formulario. Igualmente es recomendable que cada encuesta no dure más de 15 a 20 minutos por encuestado, incluyendo la revisión del micromedidor y mediante preguntas concretas tipo referéndum2.
Es aconsejable incluir en el formulario preguntas sobre el componente ambiental relacionado a la microcuenca abastecedora, regulación y protección del recurso agua, la percepción que los usuarios tienen del sistema de acueducto, el nivel de apropiación, percepción y satisfacción con el servicio prestado. Esto permite elaborar estrategias y lograr que la empresa se proyecte
en el tiempo, planifique, realice un seguimiento y control en el aspecto comercial, técnico, social y ambiental.
La metodología empleada para el catastro de usuarios menciona la importancia de definir e implementar procedimientos adecuados para la actualización del
Catastro y su mantenimiento permanente, pero no existen aclaraciones sobre la política para el uso de la información obtenida. De otro lado en enfoque dado a la metodología es urbana por lo cual se deben hacer ajustes para trabajar en las zonas rurales, un ejemplo de esto es la definición de las rutas porque en la zona rural las viviendas se encuentran dispersas y no en conglomerados como ocurre en la zona urbana.
Variables de importancia son el estrato y el nivel de ingresos, ya que al conocer esta información se puede cruzar y determinar la capacidad de pago de los usuarios, ajustando así las estrategias y políticas de financiación para disminuir la cartera.
Las empresas abastecedoras de agua deben sensibilizar y hacer conciencia en sus usuarios, involucrando todos los grupos (familiar, educativo, deportivo y de base) inculcando los valores frente a la preservación, conservación, mantenimiento y uso adecuado del recurso natural. Esta actividad de educación ambiental la puede realizar apoyándose en herramientas como el Programa de Cultura del Agua, el de Uso Eficiente y Ahorro del Agua y demás propuestas por la legislación y las entidades a cargo del tema hídrico en Colombia.
Los sesgos presentes al momento de realizar la encuesta se refieren a la renuencia que tiene la población, principalmente en la zona urbana, a dar datos de tipo socioeconómico, también al temor constante a la alza del valor de los servicios públicos.
El mayor porcentaje de perdidas en el área comercial se da por errores en micromedición por la falta de revisión y calibración de los equipos (micromedidores) y cambio de los mismos en los casos necesarios.
